For tillitsvalgte

Organisasjonsopplæring

På denne siden vil du finne materiell, resurser og informasjon som er nyttig for deg som er tillitsvalgt i Norsk Fosterhjemsforening.

Her finner du informasjon for deg som tillitsvalgt, basert på innholdet i Håndbok for tillitsvalgt.

Siden er under oppdatering, og mer materiell vil tilkomme.

Som medlem i Studieforbundet Næring og Samfunn, kan vi nå tilby våre tillitsvalgte gratis nettkurs i styrearbeid!

Klikk her for å lese mer.

For fylkesstyret

Alle fylkesforeninger skal være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Det skal registreres med følgende navn på fylkesforeningene:

Norsk Fosterhjemsforening «navn på geografisk inndeling»

Betegnelsen på fylkesforeningene er «Norsk Fosterhjemsforening: «navn på geografisk inndeling»»

Viser til vedtektene § 1-3.

Norsk Fosterhjemsforening har én webside www.fosterhjemsforening.no hvor også fylkenes egne websider er tilgjengelige.

Det er styret i hver enkelt fylkesforening, gjerne ved en webansvarlig, som har ansvar for å oppdatere fylkets egen side. Undersider som ikke benyttes av den enkelte fylkesforening skal settes skjult. Siden kan eventuelt synliggjøres igjen ved behov.

Les mer om websider og redigering her.

Ta aldri bilder av fosterbarn hvor det er mulighet for gjenkjenning.
Husk også å spørre om tillatelse om å ta bilder av voksne.

Fylkesstyrene må ha innsikt i organisasjonens oppbygging, foreningens vedtekter, handlingsplanen for Norsk Fosterhjemsforening, fortløpende vedtak som fattes i hovedstyret, årsberetninger, etiske retningslinjer, oversikt over medlemmene i fylket, lov om barneverntjenester og mer.

Fylkesstyrene bør ha innsikt i blant annet aktuelle rundskriv, forskrifter, stortingsproposisjoner, NOU, stortingsmeldinger, utredninger med mer. Dette ligger på organisasjonens webside. Det anbefales å se departementets hjemmesider, barne-, ungdoms- og familiedirektoratets hjemmesider med mer.

Det vises til øvrig salgsmateriell fra sekretariatet.

Hovedstyret arrangerer årlig organisasjonskurs for alle tillitsvalgte, hvor alle fylkesforeninger bør være representert. Dette er den viktigste sammenkomst for organisasjonsopplæring i Norsk Fosterhjemsforening.

Organisasjonskurset arrangeres av hovedstyrets medlemmer med hjelp fra sekretariatet.

Sentralt budsjett dekker en fra fylkesstyret til organisasjonskurset hvert år. Fylkesforeningene oppfordres å sende flere på kurset!

Alle fylkesforeninger skal utarbeide en aktivitetsplan som tar utgangspunkt i Norsk Fosterhjemsforenings handlingsplan. Aktivitetsplanen skal vedtas på årsmøtet. Forslag til fremgangsmåte i arbeidet med aktivitetsplanen:

  1. Dagsseminar (alle tillitsvalgte)
  2. Drøfting av aktivitetsplanen. Fordeling av arbeidsoppgavene. Fastsette styremøter, medlemsmøter, temadager, ungdomstiltak, sommersamling og kurs.
  3. Avtale med innledere, kurssted.
  4. Presentere aktivitetsplanen for samarbeidspartene, kommunene, Bufetat og medlemmene.
  5. Lage invitasjoner til arrangement, påmeldinger, avvikling av tiltak, deltakerlister, rapport og regninger.

§ 5-2-3 OPPGAVER
Fylkesstyret forestår ledelsen av fylkesforeningen og fatter vedtak i alle saker som ikke er tillagt
annet organ.
Fylkesstyret kan organisere driften av fylkesforeningen slik styret finner det formålstjenlig.
a) Utføre sine oppgaver i samsvar med foreningens formål og fylkesforeningens aktivitetsplan
b) Ivareta kontakt og samarbeid med hovedstyret og sekretariatet
c) Ivareta kontakt og samarbeid med offentlige myndigheter på fylkes- og lokalplan
d) Utarbeide årsberetning, regnskap og forslag til aktivitetsplan og budsjett
Side 10 av 21
e) Forberede saker til årsmøtet og gi sin innstilling til disse
f) Sørge for gjennomføring av årsmøtevedtak
g) Delta aktivt i utformingen av Norsk Fosterhjemsforenings handlingsplan
h) Drive aktiv medlemsverving
i) Informasjon fra hovedstyret og sekretariatet videreformidles til fylkesstyrets medlemmer.
Relevant informasjon videreformidles av fylkesstyret til øvrige medlemmer i fylket

Se vedtekter § 5-2-3, som beskriver fylkesforeningenes oppgaver

Fordelingsutvalget har gitt ut denne Økonomihåndbok for frivillige organisasjoner

For deg som er tillitsvalgt

Klikk på + for å lese/se mer om de ulike temaene.

Hovedstyremøter:

Saker til behandling i hovedstyret:

Saksframlegg med innstilling og forlag til vedtak legges på intranett:

Hovedstyremøteprotokoll på intranett:

 

Minst 14 dager før møtet. Saker sendes til generalsekretær og styreleder

En uke før hovedstyrets møte

Ca 2 uker etter avholdt hovedstyremøte

Årsmøte i fylkesforeningen

Innkalling til årsmøtet:




Medlemmers saker til årsmøtet:


Årsmøtedokument:


Rollefordeling til Brønnøysund:

Gjennomføres innen utgangen av februar

Skal sendes ut og legges ut på hjemmesiden seks uker før årsmøtet.

Sakslister og dokumenter legges ut på hjemmesiden to uker før årsmøtet finner sted.

Sendes fylkesstyret senest fire uker før årsmøtet.

Sendes til sekretariatet så snart som mulig etter årsmøtet. (årsmøteprotokoll, årsberetning, budsjett, revidert godkjent regnskap, aktivitetsplan)

Registrer styreverv i Brønnøysund. Dette er et lovkrav.

Fylkesstyrets møter

Innkalling og sakspapirer:

Styremøtereferat:


Sendes ut senest en uke før møtet.

Etter gjennomført styremøte. Sendes sentralt og til regionansvarlig.

Saker til landsmøtet:


Utnevne æresmedlem:

Sendes hovedstyret senest 1. juni når det er landsmøteår (hvert annet år).

Sendes hovedstyret 10 uker før landsmøtet avholdes.

Fylkesforeningene er selvstendige juridiske enheter under moderorganisasjonen Norsk Fosterhjemsforening. Hvert enkelt fylke er økonomisk ansvarlige og må følge vedtektene for Norsk Fosterhjemsforening.

Alle fylkesforeninger skal være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Fylkesforeningene har egne sider på hjemmesiden, og grupper for sine medlemmer på Facebook.

Norsk Fosterhjemsforening er den eneste organisasjonen i Norge som jobber for at alle i fosterhjemmet, både barna og de voksne, skal ha trygge og forutsigbare rammer.

Alle typer godkjente fosterhjem, beredskapshjem, familiehjem, besøkshjem kan bli medlemmer hos oss. Medlemskapet koster 540,- pr kalenderår.

Barnevernstjenester, private Fosterhjemsaktører og tilsvarende ordninger er velkomne som støttemedlemmer. Det også besteforeldre eller andre pårørende. Et støttemedlemskap koster 540,- pr kalenderår.

Kommunale barnevernstjenester og andre private fosterhjemsaktører oppfordres også til å melde inn sine fosterhjem og andre godkjente ordninger, og betale medlemskap for disse.

Medlemsfordeler:

  • Landsdekkende Rådgivningstelefon – åpen hver torsdag mellom 09-15, telefon 465 00 847
    Vår rådgivningstjeneste gir medlemmer mulighet til å drøfte og snakke med en fagperson om situasjoner og problemstillinger som oppleves som vanskelige.
  • Tidsskriftet Fosterhjemskontakt med aktuelle artikler innen forskning på feltet, jus, rådgivning, kurs, aktiviteter i foreningen m.m.
  • Samvær og kontakt med andre fosterforeldre i ditt distrikt gjennom blant annet familiesammenkomster, møter, fagsamlinger og likemannsgrupper. Mer informasjon kan du lese i det enkelte fylket.
  • Kompetansepåfyll gjennom kurs, seminarer og andre aktiviteter som arrangeres sentralt i foreningen og i fylkesforeningene
  • Medlemspris på kurs og konferanser, temahefter, barnebøker, video og annet salgsmateriell
  • Mulighet for påvirkning gjennom styrearbeid i foreningen
  • Rabattert pris på medlemskap hos Barnevakten og andre medlemsfordeler foreningen kan tilby.

For å ha stemmerett i årsmøte, landsmøte og for å velges og sitte som tillitsvalgt i fylkesstyret, er det en forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt. Fylkesstyrets leder må påse at sittende styre og nye styremedlemmer har betalt kontingent.

Refusjon av medlemskontingenten sendes ut kvartalsvis. Alle innbetalinger som har skjedd i et kvartal blir refundert. Fordelingen mellom fylkesforeningene og Norsk Fosterhjemsforening er 45 % sentralt og 55 % til fylkene.

Medlemstallet i fylkene sammenlignes fra år til år per 31.12. Netto medlemsøkning refunderes med 75 % per medlemskap.

For å få utbetalt refusjon av medlemskontingent, må årsmøtet være avholdt og nødvendige styrereferater sendt sekretariatet fortløpende gjennom året jf. vedtektene § 2-5.

Det er tilgang til intranettsiden her: www.fosterhjemsforening.no/for-tillitsvalgte/

Ta kontakt med sekretariatet hvis du ikke har innloggingsinfo!

På intranettsiden finner du blant annet protokoll fra landsmøte og hovedstyremøte, informasjon om organisasjonskurs og ledersamlinger.

Norsk Fosterhjemsforening Vestfold 1974
Norsk Fosterhjemsforening Østfold 1975
Norsk Fosterhjemsforening Akershus 1977
Norsk Fosterhjemsforening Telemark 1977
Norsk Fosterhjemsforening Buskerud 1978
Norsk Fosterhjemsforening Aust-Agder 1981
Norsk Fosterhjemsforening Vest-Agder 1981
Norsk Fosterhjemsforening Rogaland 1981
Norsk Fosterhjemsforening Sogn og Fjordane 1981
Norsk Fosterhjemsforening Sør-Trøndelag 1981
Norsk Fosterhjemsforening Finnmark 1981
Norsk Fosterhjemsforening Hedmark 1981
Norsk Fosterhjemsforening Nord-Trøndelag 1983
Norsk Fosterhjemsforening Nordland 1983
Norsk Fosterhjemsforening Møre og Romsdal 1984
Norsk Fosterhjemsforening Troms 1984
Norsk Fosterhjemsforening Hordaland 1985
Norsk Fosterhjemsforening Oppland 1985
Norsk Fosterhjemsforening Oslo 1991

Hovedstyret, komiteer og sekretariatet

Klikk på + for å lese/se mer om de ulike temaene.

Landsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert annet år innen utgangen av oktober.

Til landsmøtet velges én delegat fra hver fylkesforening, samt én tilleggs delegat for hvert 50. medlem i fylkesforeningen. Det velges vararepresentanter i samme antall som delegater.

Saker til landsmøtet fremmes av fylkesforeningene, hovedstyret og kontrollutvalget, og skal være hovedstyret i hende senest 1. juni det året det er landsmøte. Dette gjelder også for valgkomiteens innstillinger.

Ved behandling av saker under landsmøtet, må alle fremkomne forslag være skriftlig og leveres sekretærene og møtelederne som fører protokoll fra møtet. Forslagene legges ved protokoll før underskriving.

For å ha stemmerett i årsmøte, landsmøte og for å velges og sitte som tillitsvalgt i fylkesstyret, er det en forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt. Fylkesstyrets leder må påse at sittende styre og nye styremedlemmer har betalt kontingent.

Det vises til kapittel 3 i vedtektene.

Hovedstyret leder organisasjonen mellom landsmøtene og arbeider etter retningslinjer gitt av landsmøtet. Hovedstyret fatter vedtak i saker som ikke er tillagt annet organ. Hovedstyret velges hvert annet år av landsmøtet og består av 6 medlemmer samt 4 varamedlemmer. Alle regioner bør være representert i hovedstyret. Blant medlemmene velges det fem regionansvarlige. Dette for å oppnå en aktiv samhandling mellom fylkesforeningene og hovedstyret.

Tillitsvalgte forventes å sette seg inn i vedtak som fattes av hovedstyret fortløpende.

Det vises til kapittel 4 i vedtektene.

Kontrollkomiteen består av leder, nestleder, ett medlem og ett varamedlem. Disse kan ikke inneha andre tillitsverv i organisasjonen eller ta på seg oppgaver i organisasjonen hvor det kan bli usikkert om habiliteten (jf. Landsmøtet 2015).

NB! Kontrollkomiteen kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument fremlagt og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver.

Retningslinjer for kontrollkomiteens arbeid

Det vises til kapittel 6 i vedtektene og til retningslinjer for kontrollkomiteen.

Valgkomiteen består av leder, nestleder, ett medlem og ett varamedlem. Den velges etter innstilling fra hovedstyret.

Lederen i komiteen har ansvaret for at arbeidet i valgkomiteen kommer i gang.

Valgkomiteen skal sende oversikt til alle fylkesforeninger over de kandidater som landsmøtet kan velge, og hvem som har frasagt seg gjenvalg. Dersom en tillitsvalgt ikke ønsker gjenvalg, må valgkomiteens leder varsles i god tid før landsmøtet avholdes.

Retningslinjer for valgkomiteens arbeid

Norsk Fosterhjemsforenings sekretariat ligger sentralt i Oslo. Generalsekretær, fagansvarlig og organisasjonssekretær er ansatte ved sekretariatet. Redaktør, regnskapsfører og rådgivere er innleide ressurser.

Post til foreningens adresse:
Norsk Fosterhjemsforening
Storgata 10A (7 etasje, inngang Skippergata)
0155 OSLO

Telefon:            23 31 54 00
E-post:              post@fosterhjemsforening.no
Webside:          www.fosterhjemsforening.no
Facebook:        Norsk Fosterhjemsforening

Vår nasjonale rådgivningstelefon betjenes hver torsdag kl. 09-15 på telefon 465 00 847, e-post fagkonsulent@fosterhjemsforening.no
Rådgivningstjenesten er forbeholdt medlemmer i Norsk Fosterhjemsforening.

Mange fosterforeldre synes det er vanskelig å snakke om saker som gjelder fosterbarnet på grunn av taushetsplikten. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet har gjort det klart at taushetsplikten ikke brytes ved å henvende seg til Norsk Fosterhjemsforenings rådgivningstjeneste.

I hvert nummer av medlemsbladet Fosterhjemskontakt, presenteres aktuelle problemstillinger fra rådgivningstjenesten. Temaer kan for eksempel være økonomi, samvær og utilsiktede flyttinger.

Norsk Fosterhjemsforening gir ut tidsskrift Fosterhjemskontakt, som kommer ut med inntil seks nummer pr. år. Tidsskriftet inneholder fagartikler, intervjuer med fosterforeldre, fosterbarn, barnevernansatte, informasjon om lover, forskning og litteratur som gjelder fosterhjem, organisasjonsstoff, nytt fra fylkene, informasjon fra foreningen, rådgivning og juridisk spalte, prosjekter og politikk. Generelt hva foreningen arbeider med og aktuelle temaer til ethvert tidspunkt.

Hvert nummer av Fosterhjemskontakt har et opplag på ca. 4 500 eksemplarer. Medlemmer, støttemedlemmer, abonnenter og annonsører får tidsskriftet tilsendt per post. Sekretariatet får returnert opptil 50 eksemplarer per utsending. Det er derfor viktig at adresseendringer sendes sekretariatet så raskt som mulig.

Les mer om Fosterhjemskontakt her.

For fylkesstyremøte

Dersom saker som skal behandles på styremøtene er omfattende og/eller kompliserte, bør saksdokumentene sendes ut i forkant av møtet. Dette for at styremedlemmene skal få anledning til å sette seg inn i saken på forhånd. Dersom dette ikke er mulig å få til, kan situasjonen løses ved at saken behandles på to styremøter etter hverandre, slik at man kan få en forsvarlig saksbehandling i forkant av at det fattes vedtak.

Det er av vesentlig betydning å få et godt samarbeid i styret. Motforestillinger og kritikk er like viktig som tilslutning til sakene. Alle må fritt kunne hevde sine synspunkter, men man bør arbeide for å komme frem til beslutninger som alle kan godta.

Styremøtene er lukkede møter, men styret kan innkalle medlemmer som arbeider med bestemte saker til å redegjøre for disse.

De enkelte styremedlemmer har ingen rett til å referere videre andre styremedlemmers diskusjonsinnlegg eller holdning til de enkelte saker, og styreprotokollen skal heller ikke inneholde noe om dette. Lojalitet, åpenhet og samarbeid er nøkkelord for styrearbeidet.

Generelt på møtene er det leder som fungerer som møteleder. På større møter, som for eksempel medlemsmøter og årsmøter, velges gjerne en møteleder. Møteleder velges på forhånd av de som skal organisere møtet.

En sak bør inneholde
Bakgrunn for saken
Kort beskrive sakens status
Forslag som er kommet inn – når og fra hvem
Tidligere vedtak
Vise til eventuelle vedlegg i saken
Gjerne skissere alternative løsninger
Vurdering av alternativer og hvilke konsekvenser de ulike alternativer medfører
Konklusjon
Forslag til vedtak
Forslag til vedtak – bør være så kort og konsis som mulig, gjerne satt opp i punkter. Det kan også være «… tas til etterretning- eller tas til orientering»

Uansett om du er møteleder eller møtedeltaker, vær forberedt! Et minimum er at du har klart for deg hvilke spørsmål som skal behandles på møtet. Utsendte saksdokumenter leses på forhånd.

Mange ganger kan det være hensiktsmessig å hente inn tilleggsinformasjon om saken eller saksgangen.

Styreprotokoll skal skrives og legges på sharepoint/sendes sekretariatet og regionansvarlig etter endt styremøte.

Protokollen skal føres i overensstemmelse med sakslisten, som sekretæren må ha foran seg. På medlemsmøter har styret bestemt på forhånd hvordan sakene skal presenteres og hvilke skriv som skal refereres, ofte også utarbeidet forslag til vedtak. Alt dette kan sekretæren ha med seg som notater, som supplement til det som foregår på møtet.

Tips: Gjør et godt forhåndsarbeid. Skriv gode, saklige og korrekte notater underveis i møtet, så er det ingen sak å gjennomføre protokollen.

Protokollen skal være saklig og korrekt.

En møteinnkalling bør inneholde
Hvem som skal innkalles til møtet (navn på alle i fylkesstyret og til alle medlemmene ved årsmøteinnkalling)
Hvor og når (dato / årstall / klokkeslett) møtet skal holdes – eventuelt forklare veien
Dagsorden / saksliste / program – saksliste vedlagte sakspapirer
Skal det holdes foredrag, oppgis foredragsholders navn og det emnet som skal tas opp (dersom det skal være studiering før eller etter styremøtet må dette fremkomme tydelig i innkallingen).

Send ut møteinnkalling m/sakspapirer i god tid før møtet, slik at møtedeltakerne får tid til å lese sakspapirene og forberede seg til møtet. Noen møter har frister for hvor lang tid i forveien møteinnkalling m/sakspapirer skal sendes ut (f.eks. årsmøte). Slike forhold står beskrevet organisasjonens vedtekter. Det er en god praksis å sende ut møteinnkalling m/ sakspapirer en uke før møtet.

For årsmøte

Årsmøte er fylkesforeningens øverste myndighet. Alle medlemmer i fylkesforeningen har rett til å møte, men bare betalende medlemmer som møter opp har stemmerett. Årsmøte er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som har møtt frem.

Alle tillitsvalgte som ønsker å stille til valg for å sitte i fylkesstyret, uavhengig av posisjon, skal ha betalt medlemskontingent for inneværende år.

Årsmøte er det forum hvor alle medlemmer har de samme rettigheter og plikter. Alle betalende medlemmer har talerett, forslagsrett og stemmerett. Medlemmene har rett – og plikt – til å øve kritikk og si fra hvis de er uenige i saker som blir reist og forslag som settes frem.

Fylkesstyret kan ikke forandre eller sette til side beslutninger fra årsmøtet.

Fylkesstyret konstituerer seg selv senest første styremøtet etter årsmøtet slik at funksjonene som nestleder, sekretær og kasserer blir ivaretatt.

Sjekk alltid vedtektene med hensyn til hvilke saker som skal behandles på årsmøtet. Blant annet kan man likevel si at disse sakene skal være med:

– Årsberetning
– Regnskap og revisjonsberetning
– Innkomne forslag
– Fylkesforeningens aktivitetsplan
– Fastsettelse av styrehonorar
– Budsjett
– Valg

Ekstra årsmøte kan innkalles med 2 ukers varsel når styret eller minst halvparten av medlemmene forlanger det. Dette møtet kan bare behandle de saker det er innkalt for.

Hver enkelt sak får et saksnummer/årstall/saksbehandler og en kort oversikt over hva saken gjelder.

Viser til vedtektene kapittel 5, §§ 5-1 t.o.m. 5-1-5

En sak bør inneholde
Bakgrunn for saken
Kort beskrive sakens status
Forslag som er kommet inn – når og fra hvem
Tidligere vedtak
Vise til eventuelle vedlegg i saken
Gjerne skissere alternative løsninger
Vurdering av alternativer og hvilke konsekvenser de ulike alternativer medfører
Konklusjon
Forslag til vedtak
Forslag til vedtak – bør være så kort og konsis som mulig, gjerne satt opp i punkter. Det kan også være «… tas til etterretning- eller tas til orientering»

Uansett om du er møteleder eller møtedeltaker, vær forberedt! Et minimum er at du har klart for deg hvilke spørsmål som skal behandles på møtet. Utsendte saksdokumenter leses på forhånd.

Mange ganger kan det være hensiktsmessig å hente inn tilleggsinformasjon om saken eller saksgangen.

Medlemmer på valg til fylkesstyret og valgkomite bør legges opp som egne saker på lik linje med andre årsmøtesaker. Disse sendes ut med samme tidsfrist for andre saker.

Årsmøtet velger:

Fylkesstyre: leder, nestleder, styremedlemmer og varamedlemmer. Halvparten av styret er på valg hvert år. Leder og nestleder velges hver for seg fortrinnsvis annethvert år.

2 revisorer eller registrert revisor (dersom myndighetene ikke har andre krav til revisor)

Valgkomité: leder, 2 medlemmer.

For å stille til valg må den tillitsvalgte ha betalt årskontingenten for det inneværende år.

Det henvises til vedtektene § 5-1-6 Valg.
Vedlegg med Retningslinjer for valgkomiteen også gjeldende for fylkets valgkomite.

Protokollen skal føres i overensstemmelse med sakslisten, som sekretæren må ha foran seg. På årsmøter har styret bestemt på forhånd hvordan sakene skal presenteres og hvilke skriv som skal refereres, ofte også utarbeidet forslag til vedtak. Alt dette kan sekretæren ha med seg som notater, som supplement til det som foregår på møtet.

Tips: Gjør et godt forhåndsarbeid. Skriv gode, saklige og korrekte notater underveis i møtet, så er det ingen sak å gjennomføre protokollen.

Protokollen skal være saklig og korrekt!

Fylkesstyrene konstituerer seg i første styremøtet etter årsmøtet slik at rollene for sekretær, kasserer, styremedlemmer og varamedlemmer fylles. Det er viktig å kartlegge kompetanse og ønsker hos styremedlemmene, for deretter å fordele rollene. Se vedlegg til kap. 5.1 om Styresammensetning for deres bruksområder.

Årsmøtet plikter å sende inn undertegnet årsmøteprotokoll til Enhetsregisteret, Brønnøysund. Samtidig gjøres eventuelle endringer av styrets sammensetning elektronisk ved å gå inn i Enhetsregisteret, Brønnøysund.

Etter årsmøtet skal underskrevet årsmøteprotokoll, årsberetning (årsmelding for forrige år), årsregnskap (for forrige år), revisjonsberetning (for forrige år), aktivitetsplan (for inneværende år), budsjett (for inneværende år) og bankutskrifter (for forrige år).
Sendes sekretariatet og regionansvarlig i hovedstyret.

En møteinnkalling bør inneholde
Hvem som skal innkalles til møtet (navn på alle i fylkesstyret og til alle medlemmene ved årsmøteinnkalling)
Hvor og når (dato / årstall / klokkeslett) møtet skal holdes – eventuelt forklare veien
Dagsorden / saksliste / program – saksliste vedlagte sakspapirer
Skal det holdes foredrag, oppgis foredragsholders navn og det emnet som skal tas opp (dersom det skal være studiering før eller etter styremøtet må dette fremkomme tydelig i innkallingen).

Send ut møteinnkalling m/sakspapirer i god tid før møtet, slik at møtedeltakerne får tid til å lese sakspapirene og forberede seg til møtet. Noen møter har frister for hvor lang tid i forveien møteinnkalling m/sakspapirer skal sendes ut (f.eks. årsmøte). Slike forhold står beskrevet organisasjonens vedtekter. Det er en god praksis å sende ut møteinnkalling m/ sakspapirer en uke før møtet.