Alle fylkesforeninger har en egen konto i Office 365. Denne inkluderer nettbaserte versjoner av mange nyttige programmer/apper for deres fylkesstyre. Under finner du informasjon og instruksjonsvideoer om noen av dem.
Finner du ikke det du leter etter? Ta kontakt med sekretariatet på post@fosterhjemsforening.no.
Logg deg inn på fylkesforeningens konto
Fylkesstyret ved fylkesleder får passord for pålogging til fylkesforeningens konto. Dette oppdateres hvert år, etter at nytt fylkesstyret er på plass. Ved å logge deg inn på fylkesforeningens konto, får du tilgang til ulike programmer. Trenger dere nytt passord, ta kontakt med post@fosterhjemsforening.no.
Her er en enkel film som viser deg hvordan du logger deg på:
Send, les og besvar e-post i Outlook
Fylkesstyret har selv ansvar for å lese og besvare e-post, se Microsoft sin video for hvordan man sender e-post. Vi anbefaler følgende:
- Fylkesstyret bør ha en rutine og struktur for at e-post behandles jevnlig. Sørg for at e-post leses og besvares, ca innen en uke.
- For å gi de som sender dere en e-post umiddelbart svar, er det lurt å sette på en automatisk svarmelding. Da vet vedkommende at e-posten har kommet fram. Her er et eksempel: «Takk for at du har tatt kontakt med Norsk Fosterhjemsforening x. Vi sjekker e-post ukentlig og du får et svar fra oss når vi har lest din henvendelse. Om det haster kan du kontakte sentralbordet post@fosterhjemsforening.no. Med vennlig hilsen oss i fylkesstyret i x».
- For masseutsending av e-poster som f.eks. invitasjon til samlinger, må dere bruke blindkopifeltet. Dette for å unngå å dele e-postadresser med andre medlemmer.
- Lag en standardsignatur for utgående e-post. Etter at den er opprettet, legges denne automatisk til når du skriver en ny e-post. Dere kan opprette signaturer for flere i fylkesstyret. Her ser du hvordan du oppretter en signatur.
Slik bruker og finner du fram i SharePoint
SharePoint er en skybasert løsning for å opprette, organisere og lagre dokumenter. I Norsk Fosterhjemsforening fungerer SharePoint som arkiv. Det vil si at det er her vi lagrer og finner frem til dokumenter som er viktige for driften av foreningene. Å aktivt bruke SharePoint gjør det enklere for fylkesstyret å samarbeide, og gjøre det mindre sårbart for eventuelle utskiftninger i styret. Vi anbefaler at følgende dokumenter og mapper lagres på SharePoint:
- Styremøter: Innkallinger, protokoller, sakspapirer
- Årsmøter: Innkallinger, protokoller, sakspapirer
- Aktiviteter: Årshjul, invitasjoner, program
- Medlemslister: Oppdaterte medlemslister. MERK! På grunn av personvernhensyn skal ikke gamle medlemslister lagres.
SharePoint er organisert som områder, som er tilgangsstyrt. Det vil si at når du logger deg inn, vil du kun se områdene du har tilgang til. Videre er SharePoint organisert i mapper, der du står fritt til å opprette egne mapper.
Hver fylkesforening har tilgang til to hovedområder: Fylkesforeningens område og et felles område. På fellesområdet vil du finne dokumenter som sendes ut sentralt, som protokoller fra hovedstyremøter og landsmøter. MEKRK! Fylkesforeningene kan kun lese dokumenter her, ikke laste opp nye eller endre.
Her er en video som viser deg hvordan du finner fram på deres SharePoint-område.
Excel for årsregnskap og medlemslister
Excel er inkludert i Office 365-pakken og gir mange muligheter for fylkesstyret. De mest vanlige bruksområdene er medlemslister og regnskap.
Oppdaterte medlemslister lastes opp hver måned av sekretariatet. Her finner du et årshjul for arbeid med medlemslister og Facebook.
Vi anbefaler at fylkesforeningene benytter profesjonelle regnskapssystemer, og mal for årsregnskap.
Her finner du en innføring i bruk av Excel fra Microsoft.
Forms for påmeldinger og spørreundersøkelser
Forms er inkludert i 365-pakken og kan brukes til registrering av påmeldinger og lage spørreundersøkelser. Det anbefales å evaluere større aktiviteter for medlemmene. Spørreundersøkelsene kan gjøres både åpne og anonyme. Forms kan også benyttes i arbeidet med styreevaluering.
Her kan du lese hvordan du kan komme i gang med å bruke Forms.
Lag en PowerPoint-presentasjon
PowerPoint er inkludert i 365-pakken og er fin å bruke for presentasjoner eller oppsummeringer. Vi ønsker at dere benytter mal for presentasjon om du skal presentere noe for andre.
Slik bruker du Teams
Teams er inkludert i 365-pakken og gir blant annet mulighet for å delta på digitale møter. Les mer om hvordan du bruker Teams her.